Haushaltsnahe Dienstleistungen: Alles zu Erstgespräch, Vertrag und Rechnung

Möchten Sie sich zu Hause bei Alltagsaufgaben helfen lassen, sollten Sie verschiedene Anbieter vergleichen und detaillierte Angebote einholen, bevor Sie sich binden. Was bei Gespräch und Vertrag mit einem Dienstleister wichtig ist und worauf Sie später bei der Rechnung achten sollten.

Eine Frau hält einen Brief und rechnet etwas mit dem Taschenrechner nach.

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Das Wichtigste in Kürze:

Besprechen Sie Wünsche und Vorstellungen zu den haushaltsnahen Dienstleistungen möglichst detailliert.
Lassen Sie sich ein detailliertes Angebot erstellen. Darin müssen Kosten und Leistungen einzeln aufgeschlüsselt sein.
Der Vertrag mit einem Dienstleister für Haushaltshilfen sollte schriftlich abgeschlossen werden. Beide Seiten müssen kündigen können.
Die Rechnung für haushaltsnahe Dienstleistungen muss immer schriftlich erfolgen. Die Inhalte müssen nachvollziehbar und transparent dargestellt sein.

Wie viel Hilfe brauche ich und wie finde ich den passenden Anbieter?

Wer sich entschieden hat, Hilfe im Haushalt anzunehmen, muss nun den passenden Dienstleister finden. Fragen Sie dazu zunächst im Bekanntenkreis. Auch im Internet, bei Nachbarschaftshilfen und gegebenenfalls bei Ihrer Pflegekasse oder den Kommunen können Sie sich nach einer geeigneten Unterstützung umsehen.
Bevor Sie einen Anbieter kontaktieren stellen Sie sich folgende Fragen:

Was fällt mir schwer?
Wofür fehlt die Zeit?
Was möchte ich gerne abgeben?

Überlegen Sie, wie oft und zu welchen Gelegenheiten Ihnen eine Unterstützung durch Dritte wichtig wäre.

Vereinbaren Sie danach mit mehreren Anbietern ein unverbindliches, kostenloses Erstgespräch. Am besten bitten Sie zu dem Gespräch auch eine Vertrauensperson dazu.

Wie konkret sollte ich im Erstgespräch werden?

Während des Termins sollten Sie Ihre individuellen Vorstellungen und Wünsche am besten so genau wie möglich ansprechen. Manchen Menschen genügt es zum Beispiel, wenn Fenster einmal im Jahr geputzt werden, anderen nicht. Oder beim Einkaufen: Kaufen Sie Ihr Brot immer bei einem bestimmten Bäcker? Haben Sie Allergien? Solche Punkte sollten Sie konkret ansprechen, damit sich der Anbieter ein besseres Bild machen kann.

Klären Sie auch, was passiert, wenn Sie mit der Ihnen zugeteilten Person nicht zufrieden sein sollten oder wenn diese verhindert ist. Gibt es dann einen Ersatz?

Sie können sich auch nach den Qualifikationen der Mitarbeitenden erkundigen und in Erfahrung bringen, unter welchen Bedingungen sie arbeiten. Sind es zum Beispiel Minijobber oder Festangestellte mit gesetzlichem Mindestlohn?

Besprechen Sie im Erstgespräch außerdem die Zahlungsmodalitäten:

Wird nach Zeit, pauschal oder nach erledigten Aufgaben abgerechnet?
Falls nach Zeit abgerechnet wird: Wie ist die Taktung? Erfolgt sie zum Beispiel nach einem 5-Minuten- oder einem 15-Minuten-Takt?
Wie hoch ist dann der tatsächliche Gesamtpreis und wann wird die Rechnung gestellt?
Fallen Zusatzkosten für Materialien oder Anfahrten an?

Gut zu wissen: Ein Erstgespräch ist immer kostenlos und unverbindlich. Auch wenn der Anbieter mehrere Stunden bei Ihnen war, sind Sie dadurch nicht verpflichtet, das Angebot anzunehmen, direkt zu unterschreiben oder mehr Leistungen in Anspruch zu nehmen, als Sie eigentlich wollten.

In den Vertrag gehören Art, Umfang und Häufigkeit der Dienstleistung

Nachdem Sie verschiedene Anbieter kennengelernt haben, lassen Sie sich Angebote mit einem individuellen Kostenvoranschlag zuschicken. Übrigens, Sie können sich von verschiedenen Anbietern auch vorab Musterverträge und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) zusenden lassen. So können Sie die Informationen in Ruhe prüfen. Weiterer Vorteil: Sie können so die Angebote verschiedener Anbieter mit Blick auf Preise und Leistungen einfacher vergleichen.

Wenn Ihre Wahl auf einen Anbieter gefallen ist, bereitet dieser einen Vertrag vor, in dem die Leistungen verbindlich geregelt werden. Aus dem Vertrag sollte klar werden, wie oft, in welchem Umfang und auf welche Art eine Dienstleistung erbracht werden soll. So können Sie sicher sein, dass die gewünschten Dienstleistungen auch in Zukunft in Ihrem Sinn durchgeführt werden.

Lassen Sie sich außerdem auf Grundlage der vereinbarten Leistungen einen schriftlichen, individuellen Kostenvoranschlag machen, der Bestandteil des Vertrages ist. Nur so behalten Sie auch die Kosten im Blick. Zudem sollte im Vertrag ein Ansprechpartner genannt sein, an den Sie sich für weitere Absprachen oder bei Problemen wenden können.

Der Vertrag sollte

übersichtlich gestaltet sein,
gut lesbar sein und
alle besprochenen Punkte aus dem Angebot enthalten.

Zusätzlich sollte der Dienstleister auf alle Punkte eingehen, die im Erstgespräch besprochen wurden. Achten Sie darauf, dass keine zusätzlichen Leistungen aufgenommen wurden. Sollte das der Fall sein, lassen Sie das Angebot gegebenenfalls korrigieren. Unterschreiben Sie nichts, was Sie nicht verstehen.

Achten Sie auch darauf, dass diese Punkte Bestandteil des Vertrages sind. So beugen Sie Missverständnissen vor und haben eine gute Grundlage für Beanstandungen.

Kündigungsfristen bei haushaltsnahen Dienstleistungen

Wer einen Anbieter zum ersten Mal beauftragt, kann nicht sicher sein, ob die Qualität am Ende stimmt. Ein Vertrag mit langen Laufzeiten ist in diesem Fall daher zunächst nicht sinnvoll. Zumindest nicht so lange, bis sicher ist, dass das Unternehmen den Auftrag zu Ihrer Zufriedenheit erfüllt. Vereinbaren Sie deshalb eine Grundlaufzeit von höchstens 3 Monaten.

Darüber hinaus muss aus dem Vertrag klar hervorgehen, welche Kündigungsfristen für Sie und für den Dienstleister gelten. Die Kündigungsfrist sollte für Sie maximal 5 Werktage betragen. Werden die Preise erhöht, haben Sie außerdem ein Sonderkündigungsrecht.

Übrigens: Bei wichtigen Gründen können Sie können dem Anbieter fristlos kündigen, etwa bei Diebstahl. Unabhängig davon, welche Kündigungsfrist Sie vereinbart haben.

Für den Anbieter sollte bei regelmäßigen Leistungen eine verlängerte Kündigungsfrist von mindestens 4 Wochen gelten. So können Sie leichter Ersatz finden, sollte der Dienstleister kündigen.

Regelungen für Terminabsagen

Was passiert, wenn der Termin nicht stattfindet? Auch das muss aus dem Vertrag hervorgehen. Bei Terminabsagen wird übrigens danach unterschieden, wer absagt. Aus dem Vertrag sollte hervorgehen, wie kurzfristig Sie einen Termin absagen können, ohne dass dabei für Sie Kosten entstehen. Idealerweise ist das in der Regel bis 12 Uhr des vorherigen Werktages möglich. Wenn bei einer kurzfristigen Absage Kosten entstehen, muss für Sie klar erkennbar sein, wie hoch diese sind.

Umgekehrt sollte der Vertrag auch regeln, was passiert, wenn das Unternehmen den Termin kurzfristig absagt, zum Beispiel wegen Krankheit eines Mitarbeiters. Wird in diesem Fall Ersatz gestellt oder der Termin innerhalb eines bestimmten Zeitfensters nachgeholt?

Haftungsfragen bei haushaltsnahen Dienstleistungen

Wenn Sie ein Unternehmen beauftragen, wird es in ihrem privaten Lebensbereich aktiv. Deshalb ist es wichtig, dass es versichert ist, um für mögliche Schäden aufzukommen. Das können eine zerbrochene Vase, ein defekter Staubsauger oder ein Wasserschaden sein. Auch ein verlorener Wohnungsschlüssel gehört dazu. Aus dem Vertrag sollte klar werden, dass der Dienstleister für alle Schäden, die im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienstleistung entstehen, die Haftung übernimmt.

Tipp: Stimmen Sie auf keinen Fall zu, wenn der Anbieter eine Haftungsbeschränkung auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz vorschlägt. Die Haftung sollte auch leichte Fahrlässigkeit umfassen. Um auf der sicheren Seite zu sein, verlangen Sie am besten den Nachweis einer Haftpflichtversicherung.

Datenschutz

Bevor Sie unterschreiben, prüfen Sie, ob Angaben zum Datenschutz gemacht werden. Ihre Daten dürfen keinesfalls an Dritte weitergegeben werden. Das muss vertraglich zugesichert sein. Wird ein Wohnungsschlüssel beim Dienstleister aufbewahrt, sollte die Aufbewahrung ohne Namenszuordnung erfolgen.

Die Rechnung bei haushaltsnahen Dienstleistungen - was ist wichtig?

Die anfallenden Kosten für die gebuchten Dienstleistungen sollen in einem Vertrag zu haushaltsnahen Dienstleistungen transparent aufgeführt werden. Dabei werden die folgenden Punkte möglichst klar und eindeutig beantwortet:

Nach welchem Abrechnungsmodell wird berechnet?
Wie hoch sind die Kosten für die einzeln vereinbarten Leistungen?
Welche Zusatzkosten für Materialien oder Fahrten werden entstehen?
Welchen Abrechnungszeitraum sieht der Dienstleister vor?
Wie lange dauert es, bis die Rechnung gestellt wird?

Achten Sie darauf, dass die folgenden Vorgaben eingehalten werden:

Die Rechnungsstellung erfolgt schriftlich.
Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich, spätestens 2 Wochen nach Monatsende.
Die Rechnung ist nachvollziehbar und übersichtlich.
Ausfallkosten und Zusatzkosten sind klar erkennbar und werden verständlich ausgewiesen.
Preiserhöhungen werden schriftlich festgehalten und sind auf der Rechnung gut erkennbar. Außerdem werden sie mit einer Frist von 4 Wochen angekündigt.

Wichtig: Die Personalkosten müssen auf der Rechnung gesondert ausgewiesen sein.

Um die Rechnung auf Richtigkeit überprüfen zu können, empfehlen wir Ihnen, dass Sie in Ihrem eigenen Kalender die Einsätze des Dienstleisters schriftlich festhalten.

Wenn Sie die Leistungen kürzen oder erweitern möchten, sollten Sie immer darauf bestehen, dass der schriftliche Kostenvoranschlag angepasst und von beiden Vertragsparteien unterschrieben wird. Nur so behalten Sie die vereinbarten Leistungen und die Kosten im Blick.

Wie kann ich die Kosten über Sozialleistungen finanzieren?

Je nachdem, aus welchem Grund Sie Unterstützung im Haushalt benötigen, könnte es sein, dass Sie gegenüber einem Sozialleistungsträger Anspruch auf finanzielle Unterstützung haben. Geld sparen lässt sich außerdem bei der Einkommenssteuererklärung.

Krankenversicherung

Wenn Sie gesetzlich krankenversichert sind und sich wegen einer Krankheit, nach einer OP oder anderen Behandlung im Krankenhaus vorübergehend nicht selbst versorgen können, haben Sie einen Anspruch auf Hilfe im Haushalt auf Rezept. Voraussetzung dafür ist, dass Sie zu Hause niemanden haben, der Ihnen im Haushalt hilft. Wie Sie sich häusliche Pflege und eine Haushaltshilfe von der Krankenkasse bezahlen lassen können, erfahren Sie im verlinkten Artikel.

Pflegeversicherung

Pflegebedürftige Menschen mit mindestens Pflegegrad 1 können monatlich bis zu 125 Euro Entlastungsbetrag von der Pflegekasse bekommen (Stand 2024). Mit diesem Betrag können Sie haushaltsnahe Dienstleistungen bezahlen. Allerdings müssen Sie bestimmte Bedingungen erfüllen, um den Entlastungsbetrag zu erhalten.

Pflegebedürftige Menschen in den Pflegegraden 2 bis 5 können darüber hinaus auch das Pflegegeld und die sogenannte Pflegesachleistung für hauswirtschaftliche Tätigkeiten einsetzen. Die Verwendung der Pflegesachleistung setzt voraus, dass die hauswirtschaftliche Tätigkeit von einem Pflegedienst erbracht wird, der von der Pflegekasse zugelassen ist. Welche Entlastungen pflegende Angehörige noch bekommen können, lesen Sie im verlinkten Artikel.

Sozialhilfe

Unter bestimmten Voraussetzungen besteht die Möglichkeit, vom Sozialamt Unterstützung für die Haushaltsführung zu bekommen. Wenden Sie sich bitte an Ihren Pflegestützpunkt oder direkt an Ihr zuständiges Sozialamt. Beratungsstellen in Ihrer Nähe finden Sie auf der Homepage der Stiftung ZQP.

Steuer

Wer Dritte mit Aufgaben im Haushalt kostenpflichtig beauftragt, kann sich bis zu 20 Prozent der Ausgaben von der Steuer zurückholen. Wenn Sie also steuerpflichtig sind, können Sie die Rechnung beim Finanzamt geltend machen und damit direkt die Steuerschuld senken. Dabei gilt die Höchstgrenze von 4.000 Euro pro Kalenderjahr. Falls Sie bereits den Entlastungsbetrag von Ihrer Pflegekasse erstattet bekommen haben, können Sie lediglich die darüber hinausgehenden Kosten geltend machen.

Barzahlungen werden für eine Steuerentlastung übrigens nicht anerkannt. Sie müssen die Rechnung entweder überweisen oder per Lastschrift bezahlen.

Tipp: Heben Sie daher die Rechnungen sorgfältig auf und achten Sie immer darauf, dass die Personalkosten auf der Rechnung gesondert ausgewiesen sind.

Eine junge Frau hilft einer älteren beim Bügeln.

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Haushaltshilfen: So bekommen Sie Hilfe bei Krankheit oder Pflegefall

Wer zu Hause auf sich selbst gestellt ist und im Haushalt nicht mehr alles schafft, kann so genannte haushaltsnahe Dienstleistungen bekommen. Wir erklären, in welchen Fällen Kranken- oder Pflegeversicherung für die Haushaltshilfe zahlen.

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