Kündigungen, Vertragsänderungen oder andere Rechtfälle bedürfen oft der Schriftform. Wann aber reicht eine kurze E-Mail und wann sollten Sie doch eher ein Einschreiben verschicken? Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Arten von Schreiben können Sie hier nachlesen.
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Das Wichtigste in Kürze:
- Die verschiedenen Arten von Schreiben sind rechtlich gesehen nicht alle gleich sicher.
- Einige Verträge müssen Sie immer noch persönlich abgeben oder per Post versenden.
- Wir zeigen Ihnen die Vor- und Nachteile der verschiedenen Schreiben.
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Wann muss ich schriftlich kündigen?
Für manche Arten von Dokumenten schreibt der Gesetzgeber die Schriftform vor. In diesen Fällen müssen Sie diese eigenhändig und auf Papier unterschreiben. Möchten Sie die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch eine elektronische Form ersetzen, müssen Sie das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.
Wichtig: Sofern durch Gesetz die Schriftform vorgeschrieben ist, ist eine Erklärung, die nicht in Schriftform abgegeben wird, nichtig. Das heißt sie entfaltet nicht die gewünschte Rechtswirkung.
Bei folgenden Dokumenten müssen Sie beispielsweise die Schriftform verwenden:
- Widerspruch gegen eine Kündigung
- Kündigung des Arbeitsverhältnisses
- Patientenverfügung
- Wohn- und Betreuungsvertrag
- Befristungen in Arbeitsverträgen
Erkundigen Sie sich am besten bevor Sie ein wichtiges Dokument abschicken, ob Sie die Schriftform verwenden müssen. Eine kleine Entscheidungshilfe finden Sie hier:
Die E-Mail: digital und schnell
Für welche Art von Schreiben? Vertragsangelegenheiten, für die Sie eine Versandbestätigung brauchen. Beispielsweise: Kündigung eines Mobilfunkvertrages oder einer Mitgliedschaft.
Vorteile
- Sie brauchen keinen Drucker. In der Regel reicht sogar das Smartphone mit einem geeigneten E-Mail-Programm.
- Sie können Ihre Schreiben - egal wo Sie sind - verschicken.
- Sie bekommen eine Sendebestätigung – die gesendete E-Mail in Ihrem Postfach.
- Bei manchen E-Mail-Accounts können Sie auch eine Lesebestätigung anfordern.
- Sollte die Mail nicht zugestellt werden, bekommen Sie dazu eine Benachrichtigung.
Nachteile
- Sie bekommen in der Regel keine Empfangsbestätigung.
- Sollten Sie falsche Empfänger:innen gewählt haben, könnte es sein, dass Ihre Mail nicht ordentlich zugestellt wird und stattdessen im Papierkorb landet.
- Ohne Betreff landen E-Mails häufig im SPAM-Ordner.
- Achten Sie besonders bei wichtigen Anliegen darauf, wie Sie sich identifizieren. Sonst könnte Ihr Schreiben nicht richtig zugeordnet werden.
Der normale Brief: einfach, aber nicht ganz so sicher
Für welche Art von Schreiben? Nicht dringliche Vertragsangelegenheiten. Denn: Nach dem neuen Postrechtsmodernisierungsgesetz muss eine Zustellung erst am dritten oder unter Umständen sogar erst am vierten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag erfolgen. Wenn Sie eine Frist zu wahren haben, sollten Sie dies berücksichtigen. Für die meisten Anliegen, die in Schriftform kommuniziert werden müssen, ist ein Standardbrief aber immer noch ausreichend.
Vorteile
- Wenn Sie schon einen Umschlag zu Hause haben, können Sie den Standardbrief einfach in den nächsten Briefkasten werfen.
- Kann auch per App frankiert werden.
Nachteile
- Kein Nachweis über den Versand
- Keine Empfangsbestätigung
Das Einschreiben: fünf verschiedene Optionen
Für welche Art von Schreiben? Kündigung des Arbeitsvertrages oder des Mietvertrages.
Das Einschreiben bietet Ihnen die meiste Sicherheit. Allerdings haben Sie gleich fünf verschiedene Arten von Einschreiben zur Auswahl. Immer gilt: Bewahren Sie den Beleg, den Sie erhalten, gut auf. Wenn Sie eine Frist zu wahren haben, sollten Sie außerdem berücksichtigen: Nach dem neuen Postrechtsmodernisierungsgesetz muss eine Zustellung erst am dritten oder unter Umständen sogar erst am vierten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag erfolgen.
1. Standard
Das Schreiben wird Empfänger:innen, Bevollmächtigten oder Empfangsberechtigten persönlich gegeben. Diese müssen den Empfang mit einer Unterschrift bestätigen.
Vorteile
- Sie bekommen eine Empfangsbestätigung, die Sie im Rechtsfall vorlegen können.
Nachteile
- Das Schreiben kann auch von einer "empfangsberechtigten" Person entgegengenommen werden. Das könnte beispielsweise ein Ehepartner sein.
- Sind weder Empfänger:innen noch Empfangsberechtigte erreichbar, wird das Einschreiben nicht zugestellt und Fristen können verstreichen.
- Ein Einschreiben beweist nur, dass das Schreiben zugegangen ist, nicht aber den Inhalt. Am besten tüten Sie den Brief im Beisein eines Zeugen, der den Brief gelesen hat, in den Umschlag ein, bevor Sie ihn verschicken.
2. Einwurf
Bei der Zustellung wird nur dokumentiert, dass das Schreiben in den Briefkasten der Empfänger:innen gelegt wurde. Wenn Sie bereits wissen, dass Sie einen Empfangsbeleg benötigen sollten Sie Option 4 "Rückschein" wählen, oder idealerweise einen Boten beauftragen.
Vorteile
- Im Vergleich das günstigste Einschreiben
- Rechtlich sicherer als ein Standardbrief
- Ein Einwurfeinschreiben wird in jedem Fall zugestellt – egal ob die Empfangsberechtigten anzutreffen sind.
Nachteile
- Der Empfang wird nicht bestätigt.
- Sind die Empfänger:innen etwa nicht zu Hause, erfahren Sie dies unter Umständen nicht und Ihr Einschreiben liegt ungelesen im Briefkasten.
- Der Sendungsstatus wird in der Regel nur online angezeigt. Einen Auslieferungsbeleg müssen Sie bei Bedarf in der Filiale abholen. Dafür wird auch eine zusätzliche Gebühr fällig.
- Auch hier wird nur bewiesen, dass der Brief zugegangen ist, nicht aber der Inhalt.
3. Eigenhändig
Das Schreiben wird nur den Empfänger:innen oder einer schriftlich bevollmächtigten Person übergeben. Diese muss den Empfang mit einer Unterschrift bestätigen.
Vorteile
- Sie bekommen eine Bestätigung darüber, dass die richtige Person, das Schreiben erhalten hat.
Nachteile
- Sind die Empfänger:innen nicht zu Hause, kann sich die Zustellung verzögern oder sogar verhindert werden.
4. Rückschein
Bei einem Rückschein bekommen Sie nach der Zustellung einen Schein mit der Unterschrift der Empfänger:innen und dem Zustelldatum zugeschickt.
Vorteile
- Sie bekommen einen Beleg mit der originalen Unterschrift der Empfänger:innen.
Nachteile
- Sind die Empfänger:innen nicht zu Hause, kann sich die Zustellung verzögern oder sogar verhindert werden.
5. Wertgegenstände
Die Inhalte des Schreibens sind bis zu einem höheren Wert abgesichert.
Vorteile
- Höhere Haftung: bei Gegenständen bis zu 500 Euro, bei Bargeld bis zu 100 Euro
Nachteile
- Ein höherer Wert ist nicht abgesichert.
Das Fax: Alte Technologie, aber rechtlich sicher
Für welche Art von Schreiben? Vertragsangelegenheiten für die Sie eine Versandbestätigung brauchen. Beispielsweise: Kündigung eines Mobilfunkvertrages oder einer Mitgliedschaft.
Auch wenn das Fax immer seltener verwendet wird, kann es immer noch eine Option sein, um schnell ein Schreiben zu versenden. Allerdings müssen Sie auch hier darauf achten, ob der Empfang bestätigt wird.
- Beim Standard-Fax erhalten Sie zwar einen Bericht darüber, dass die Verbindung zum Empfangsgerät aufgebaut wurde, können aber nicht nachweisen, dass auch das richtige Dokument übermittelt wurde.
- Mit einem qualifizierten Sendungsbericht wird zusammen mit der Bestätigung, dass die Verbindung hergestellt wurde, auch die erste Seite des gesendeten Dokuments mitgeschickt.
Vorteile
- Sowohl Sie als auch die Empfänger:innen haben die Dokumente sofort in Papierform.
- In der Regel ist die Übertragung schnell.
- Mit einem qualifizierten Sendebericht haben Sie einen Beweis dafür, dass Sie das Schreiben verschickt haben.
Nachteile
- Nicht alle Betriebe akzeptieren heute noch ein Fax.
- Das Faxgerät der Empfänger:innen muss eingeschaltet und empfangsbereit sein. Sonst können Sie das Fax nicht versenden.
Besuch vor Ort: Schnelle Reaktion, rechtliche Sicherheit nur mit Bestätigung
Für welche Art von Schreiben? Nicht dringliche Vertragsangelegenheiten bei denen aus Ihrer Sicht noch Klärungsbedarf besteht.
Auch im Geschäft vor Ort können Sie viele Vertragsangelegenheiten klären. Auch mündliche Vereinbarungen sind immer noch rechtlich bindend. Im Rechtsfall haben Sie hier aber natürlich nicht sehr viel in der Hand.
Vorteile
- Sie bekommen sofort eine Reaktion.
- Sie können etwaige Fragen klären.
- Sie können sich den Empfang auch vor Ort schriftlich bestätigen lassen oder eine bezeugende Person zu dem Gespräch mitnehmen.
Nachteile
- Sie haben keine schriftliche Bestätigung, bzw. müssen diese im Nachgang anfordern oder verfassen.
Zustellung per Bote oder Gerichtsvollzugsperson
Für welche Art von Schreiben? Wichtige Schreiben, deren Zustellung Sie belegen müssen.
Besonders wichtige Schreiben können Sie auch zustellen lassen. Dafür können Sie eine Botschaft überbringende Person oder Gerichtsvollzugspersonen beauftragen.
Botschaft überbringende Person
Vorteile
- Sie können das Schreiben von der Botschaft überbringenden Person auch lesen lassen. Diese kann dann sowohl den Inhalt als auch die Zustellung bezeugen.
Nachteile
- Sie können diese Art der Zustellung realistisch nur innerhalb der eigenen Ortschaft nutzen.
- Bei großen Firmen könnte es für die Beauftragten schwierig sein, die richtigen Empfänger:innen ausfindig zu machen.
Gerichtsvollzugsperson
Vorteile
- Sie erhalten ein qualifiziertes Zustellungsprotokoll.
- Eine Gerichtsvollzugsperson zeigt deutlich, dass Sie es mit Ihrem Anliegen ernst meinen.
Nachteile
- Für die Leistung fallen Gebühren an. Allerdings sind diese meist nicht deutlich höher als die Kosten für ein Einschreiben.
- Sollten bereits viele Aufträge vorliegen, müssen Sie mit Wartezeiten rechnen.
- Fristsachen sollten Sie nicht auf diese Art zustellen lassen.
So beauftragen Sie eine Gerichtsvollzugsperson mit einer Zustellung
Die Zustellung per Gerichtsvollzugsperson ist nicht sehr üblich und auch etwas umständlicher als der Weg zum nächsten Briefkasten. Sollten Sie eine Gerichtsvollzugsperson beauftragen wollen, können Sie das aber wie folgt tun:
- Erkundigen Sie sich beim Amtsgericht am Ort der Person, die die Zustellung erhalten soll, welche Gerichtsvollzugsperson zuständig ist.
- Schicken Sie der zuständigen Gerichtsvollzugsperson einen Zustellungsauftrag.
- Legen Sie diesem Auftrag das zuzustellende Schreiben in einem offenen nicht verschlossenen Umschlag bei. Die Gerichtsvollzugsperson muss das Schreiben lesen können.
- Am besten schicken Sie auch gleich noch eine Kopie mit – sonst muss die Gerichtsvollzugsperson eine Kopie machen und das kostet extra.
Nach der Beauftragung müssen Sie warten. Wenn das Dokument zugestellt wurde, erhalten Sie dann das Zustellungsprotokoll.
Was gilt für Dauerschuldverhältnisse, die online abgeschlossen wurden?
Mit Dauerschuldverhältnissen sind Verträge gemeint, bei denen Sie wiederkehrend und über einen längeren Zeitraum Zahlungen leisten. Darunter fallen zum Beispiel Telefon- und Mobilfunkverträge oder Versicherungen.
Seit Juli 2022 sind Unternehmen verpflichtet, ihren Kund:innen zu ermöglichen, Dauerschuldverhältnisse auch online zu kündigen. Dafür müssen sie einen speziellen Kündigungsbutton auf der Startseite bereithalten. Doch nicht immer halten sich Anbieter daran. Worauf Sie beim Kündigungsbutton achten müssen, erfahren Sie auf der verlinkten Themenseite.
